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行政管理

行政管理

办公行为规范

一、办公时间:上午8:00-12:00;?下午:1:00-5:00;每周有一天轮休,具体安排详见轮休表。

中午12:00-1:00之间,需安排专人值班接听电话,接待来访者

二、举止仪表规范

??1.仪表:爱心妈妈、辅导老师上班期间,应仪表整洁、着工作服,挂牌上岗,不准着奇装异服。

2.服务态度:在接待内外人员的垂询时,应注视对方,微笑应答,严禁态度粗鲁。?

3.?用语:文明、规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗,说粗话、脏话。

5.?电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。

三、办公秩序

1.?工作时间内不准无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,不得让孩子在办公室无故逗留、嬉笑打闹,确保办公环境的安静有序。

2.?志愿者间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、主任办公室)或通过内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。

3.?受聘志愿者应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。

4.?办公室专用的设备指定专人定期清洁,公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5.?发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等)损坏或发生故障时,应立即向办公室报修,以便及时采取措施。

印鉴管理规定

1.太阳村印鉴由财务人员负责保管。

2.太阳村印鉴的使用一律由主任签字许可后,管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3.太阳村所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。

4.一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主任签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向太阳村汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

5.盖章后出现的意外情况由批准人负责。

公文打印管理制度

1.太阳村公文的打印工作由办公室负责。

2.一应文件起草由办公负责,交付打印之前须经主任或常务副主任批准。

3.所有打印公文、文件,须一式三份,交办公室留底存档。

工作例会制度

?????1、每周一召开一次有村主任、副主任、主管儿童生活、教育、健康、安全保卫人员参加的工作例会。必要时,可随时召开。

2、工作例会由村主任或常务副主任主持召开。例会内容主要有三:各项工作主管汇报自身分管任务完成情况及下周工作计划;主任或常务副主任总结分析上周各项工作开展情况;集体研究布置下周工作重点及注意事项。

3、一般情况下,村顾问应按时参加工作例会,认真听取与会人员的发言,积极提出合理化建议。

4、若研究涉及有关太阳村法律问题、儿童卫生防疫和疾病治疗问题,应邀请村法律顾问和健康顾问参加例会。

5、工作例会所研究决定的工作任务和措施,全体员工和顾问同志应努力按时完成。

6、参加例会的人员必须认真做好会议记录。

档案管理规定

一、归档范围

太阳村发展规划、年度计划、统计资料、财务审计、志愿者生活补贴、协议、合同、项目方案等。

太阳村孩子的档案、员工档案、志愿者档案。

太阳村所有媒体报道资料,包含纸煤体报道、电视媒体报和网络媒体报道。

太阳村所有捐赠的企业、机构、组织和个人资料及潜在的企业、机构、组织和个人资料。

二、档案管理

配备档案柜和计算机,设兼职档案管理员,安装防盗设施。档案管理要做到材料齐全,装订整齐有序,无霉烂、丢失。,

三、档案的借阅与索取

1.主任、副主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;

2.太阳村其他人员需借阅档案时,要经主管批准,并办理借阅手续;

3.借阅档案,必须保持资料整洁无损,注意安全和保密,严禁涂改,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,须经主任批准。?

四、档案的销毁:

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁太阳村档案材料;

2.任何档案资料的销毁均须主任或常副主任批准,

3.经批准须销毁的档案资料,档案员要填写销毁清单,由专人监督销毁。

办公及劳保用品管理制度

一、办公用品管理

1、办公用品、劳保用品管理,由后勤部门负责管理。

2.每月月底前后勤部门将下月所需办公用品、劳保用品,制定计划并提交办公室审核,报村主任批准。

3、办公用品、劳保用品采购,要择优竟价,品种对路、量足质优、库存合理、开支适当。

4.各部门及受聘志愿者领用办公用品、劳保用品,须填写《物品领取单》,经主任或常务副主任审批后,可至后勤部门领取。

5.除正常配给的办公用品外,若还需领用其它用品须村主任或常务副主任批准。

6.?办公用品、劳保用品保管,做到入库、出库手续严格,帐、物相符,文明、清洁、安全、防火、防盗。

车辆管理规定

1.车辆调度办公室负责。

2、车辆服务范围,太阳村物资采购,会议服务,雨雪天气接送儿童入托、上下学,儿童就医,员工急病就医等。

3.各部门及员工私人用车,须经办公室批准。

4、.车辆驾驶专人专车,专车专管。

????5.车辆在下班后或节假日应按指定的地点停放,并采取必要的防盗措施。

????6.车辆如需送厂修理,须事前报村主任批准。

????7.司机出车,须凭办公室派车通知单,否则按私事用车处理。

????8.使用车辆应办的各项手续由司机本人负责办理。否则,由此所引起的罚款、处理、损失等由本人负责。

报刊及邮发管理规定

1.报刊订阅、邮发由办公室负责。

2、报刊订阅份额须经村主任批准。

3、报刊收发由传达室负责。

4.任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经办公室批准。

5.私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局。

6.所有公发信件由办公室负责登记、邮寄。

工作流程

1.?员工请假流程:个人写请假条→按请假时间经有关负责人准批→离村。一天以内,主管负责人批准;一天以上,主管负责人签字同意,报经村主任批准。

2、物资采购流程:制定采购计划→?报村主任批准→竟价采购→入库验收→填写入库验收单→凭经村主任批准的入库验收单和发据报销。

3.物资领取流程:填写《物资领取单》→按规定报有关部门负责审批→领取物资→如实记载物资用途情况。

4.?设施维修流程;填写《设施维修单》→报经村主任批准→后勤部门组织维修部→设施使用单位验收。

5.?接收孩子流程:按规定验收相关证件、文书资料→填写相关表格资料→对孩子进行体检→确定是否符合接受条件→签定代养协议→建立孩子入村档案

6.?送离孩子流程:验证确认前来接孩子的亲属的身份→爱心妈妈向孩子亲属介绍孩子在太阳村期间的生活、学习、身体健康状况等→?终止代养协议→办理有关离村手续→欢送孩子离村→将一应资料完善归档。

7、?送外就医流程:爱心妈妈报告→保健医生初检→确定须送医院→申报上级批准→借款→出车→爱心妈妈陪同送医院

8.接收捐赠物资流程接受捐赠物资?→清点所捐物资并进行登记→给给捐赠方出据单据→入库并按类存放。

9.外出拉收捐赠物资流程电话预约捐赠物资时间、地点→按预约时间、地点派车辆前往运输→对所捐物资进行清点登记签收入库。

10.来访接待工作流程?:预约时间、人数及活动内容程序→策划有关活动准备事宜→对

来访者进行登记→以礼接待→有序组织有关活动。

9.取邮寄捐赠物资流程:办公室负责签收邮寄单并将所邮寄物资取回→对所捐物资进行清点登记→入库

门卫管理制度

1.认真检查人员出入情况,维持村内正常秩序。热情接待来客并进行登记,未客入村前须电话请示办公室,未经同意不准私自准许来客入村。
???????2严格.车辆熟出入,外来车辆入村须经办公室批准。

???3.负责检查公物外出情况,凡属村内物资财产无出门证或未经主管领导批准,不得外出。
????????4.坚守工作岗位,按时交接班,提高警惕,发现陌生人私自接触村内孩子要立即制止并报告办公室或值班人员。

????6.搞好大门口环境卫生。
????????5.做好自行车存放和出入管理。

亲友食宿制度??????????????

一、??员工必须在门卫登记亲友相关信息(姓名、身份证号、亲属关系、预计停留时间)。

二、亲友在餐厅就餐必须缴纳餐费,餐费为2元/餐,3元/天。

三、住宿时间在三天内者,可以免费提供招待所住宿,三天以上者,需按3元/晚缴纳住宿费。

四、受聘志愿者亲友在村期间必须遵守本单位的各项制度。

仓库管理制度

一、库房设置

设置库房4个:

1号库房保管捐赠家具、电器等大件物资,服装;

2号库房保管米、面、油、洗洁精等食堂所需物资;

3号库房捐赠日用品、日杂品、食品等;

4号库房各类办公用品。

二、入库

1.?所有捐赠物品或购买物品,必须及时整理交给仓库管理员进行清点,办理入库登记。

2.?管理员根据捐赠清单或购物清单,注明物资名称、数量、新旧,并将物品分类就位,由经手入库人员签字确认。

3.?入库时,经手人员需持捐赠清单,或购物清单。

4.?入库、出库过程中,注意食品保质期,发现过期物品,应隔离分放并及时反映上报相关负责人,进行妥善处理。

三?出库

1.?领物人需持领物单,需填明物品名称、数量、单位,领物人或小屋名字。领物单必须有领物人、仓库管理员,审批人签字后物品方能发放。特殊情况应及时与相关领导沟通,过后及时补齐手续。

2.?物品出库必须登记。管理员直接与领物人办理,当面点交清楚,对违反物品出库原则造成的物资及相关损失,管理员要负经济责任。

四、物品库存与防护

1.?库房内物品分类明确,摆放整齐有序。

2.?注意防火、防潮、防鼠、防腐蚀等,易燃易爆物品易挥发剧毒物品应分别单独置于阴凉通风处,密封保存,并经常检查及时排除安全隐患。

3.?库房要保持清洁卫生,与库房无关人员严禁入内,严禁烟火,定期检查消防器材的可用性。

4.?在堆垛合理安全可靠的前提下,物品可根据性质落地堆放,文化生活用品等货架存放,并用标签标明。

5.?露天堆放的物品,应根据性质做好防晒、防雨、防风等自然损害的工作。

6.?定期盘库,并制定物品盘点清单,上报相关负责人了解太阳村物资情况。盘库人数两人以上,以便少物差。

锅炉工岗位责任制度

一、?切实执行《蒸汽锅炉安全技术监察规程》的有关规定和本单位制订的锅炉安全操作规程等规章制度,精心操作,确保锅炉安全运行。

二、严格遵守劳动纪律,坚守岗位,服从调度,不做与生产岗位无关的事。

三、认真做好锅炉、辅机及安全附件的维护保养工作,以保证设备的正常运转。

四、保持锅炉房整洁,做到文明生产,制止任何闲杂人员进入锅炉房。

五、锅炉在运行时发生异常情况,应采取紧急措施,并立即报告锅炉主管负责人。

六、努力学习锅炉安全技术知识,不断提高操作技术水平。操作人员必须持证上岗,每年定期考核。

七、认真做好锅炉安全运行记录,做到二十四小时有人值班,准确填写交换班记录表。

伙食管理制度

一、?对儿童的伙食管理工作,配备兼职人员负责。

二、?每月召开一次伙食会议,定出当月伙食计划、伙食费开支,食品按计划?采购。

三、?每周五制定下周食谱并进行科学配膳。

四、?食品、蔬菜等生活物资,妥善保管,经常检查防止霉变。

五、?每月初公布上月实际伙食费支出情况。

六、?伙房建立卫生,搞好饮食卫生,防止食物中毒。

七、?对患病儿童给予生活上的照顾,对少数民主儿童按照其生活习惯给进行管理。

八、?加强对炊事机械的管理,注意安全操作,防止事故发生。

九、?保证开水供应。

卫生防疫制度

一、?认真落实医疗防疫措施。

二、?利用板报等方式向员工和儿童宣传卫生防疫常识及卫生知识。

三、?认真落实爱心妈妈的防疫分工承包任务,发现病情及时就诊/

四、?针对不同季节,采取相应的防疫措施,予以控制,搞好灭蚊、蝇、虫、鼠工作。

五、?主动与所在地防疫部门取得联系,发现疫情忌刻报告。

食品卫生制度

一、?认真执行卫生法,搞好饮食卫生,把好病从口入关。

二、?馍、菜、汤等要加盖,使用馍布和纱罩保持熟食品的卫生,饭后剩余的饭、菜不得和生菜存放一起,经高温处理后方可食用。

三、?对伙房要经常消毒、打扫,保持清洁卫生,定期检查炊事员的身体健康,防止传染病。

四、?要大力开展除“四害”活动,防止污染食品,减少疾病。

五、?不购变质食品,对蔬菜变质的部分要切除,不得食用,对各种蔬菜要加强管理,要少进、勤进,减少蔬菜变质。

六、?对伙房的各种炊具、用具、菜案、面案要经常洗刷、消毒,保持清洁卫生,

七、?员工和儿童所用餐具,用过后必须入柜,不准乱拉乱用。

伙房卫生制度

一、?保证模、菜、汤等食物卫生,不准给员工和儿童吃变质食品。

二、?炊事人员进入伙房劳动操作,必须着工作服、戴工作帽,穿工作鞋。

三、?炊事员要勤剪指甲,勤理发。

四、?各种炊具用过后,必须冲洗干净,按规定放置,保持清洁整齐。

五、?伙房、餐厅要适时进行大扫除,保持清洁。

六、?食品必须加盖,防止灰尘等污染,减少疾病。

七、?保持下水道畅通,消灭老鼠、苍蝇。

伙房安全操作制度

一、?认真遵守操纵规程,劳动中不准随意离开岗位。

二、?劳动中不准穿拖鞋。

三、?经常清洗伙房卫生,防止油污,防止摔伤、烫伤。

四、?发现电器着火、漏电、人体触电,应迅速切断电源。

五、?应当正确操作机械,使用中发现设备有异常,应立即关机报告,确保安全。

因管理不善或操纵不当,出现事故,由直接管理人员、当事者负责。

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????????????????????? 基本建设管理制度?

一、?工程立项与设计

1、所有基本建设项目立项程序:A、提出项目建议书(内容包括太阳村概况与基础条件,设施现状,项目建设的必要性,项目建设必要性及目标,建设内容及方案,投资估算)送村主任;B、主任办公会研究决定;C、太阳村委托有资质的建筑设计单位指定项目可行性研究报告(内容包括对项目的总论,项目背景几建设的必要性,建设条件,建设条件,建设方案,环抱与消防,投资估算等)。

2、工程设计程序:A、通过招标形式聘请有资质的建筑设计单位负责工程设计;太阳组织村对设计方案进行论证,参加论证单位须有负责设计方案设计单位、消防、环抱部门。?

?????二、施工管理

?????大项目工程施工,?委托建设工程监理公司负对施工质量进行监督管理,小项目施工聘请建筑工程师对施工质量进行监督管理。

??????三、竣工验收

竣工验收由太阳村组织验收。参加单位有勘测部门、施工设计单位、施工单位、施工监理单位等。竣工验收完毕,施工单位向太阳村报施工决算,太阳村组织对施工决算进行审计,审计结束,太阳村写出“工程项目建设情况报告”。

四、档案管理

对一应项目工程文件进行整理归档,并按有关规定进行卷内文件的排列,案卷的编目和装订。